Jakie dokumenty należy przygotować przed wizytą u notariusza?

Starannie przygotowany komplet dokumentów przyspiesza sporządzenie aktu notarialnego i ogranicza ryzyko przesunięcia terminu czynności. Poniżej znajdziesz przejrzystą listę wymaganych załączników, wskazówki dotyczące ich zdobycia, a także najważniejsze koszty i praktyczne podpowiedzi, które ułatwią cały proces. Całość została ułożona w logiczną sekwencję kroków, tak abyś krok po kroku wiedział, co zrobić i w jakiej kolejności.

Dokumenty tożsamości potrzebne u notariusza

Każda osoba biorąca udział w czynności notarialnej musi mieć przy sobie ważny dowód osobisty lub paszport. Notariusz weryfikuje imię, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, serię i numer dokumentu, datę ważności oraz organ wydający. Kupujący przygotowuje dodatkowo PESEL i adres zamieszkania.

Jeśli stronę reprezentuje pełnomocnik, konieczne jest pełnomocnictwo notarialne w oryginale. W przypadku przedsiębiorców potrzebne będą odpis KRS lub wydruk z CEIDG oraz dokumenty potwierdzające sposób reprezentacji spółki. Warto też zabrać informacje o ustroju majątkowym małżeńskim. Gdy strony mają rozdzielność majątkową, należy okazać umowę majątkową małżeńską.

Prawo własności i stan prawny nieruchomości

Po stronie sprzedającego podstawą jest tytuł własności, czyli dokument potwierdzający prawo do rozporządzania nieruchomością. Może to być akt notarialny zakupu, umowa darowizny, umowa zamiany, postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia. Bez jednego z tych dokumentów notariusz nie sporządzi umowy przeniesienia własności.

Konieczny jest również numer księgi wieczystej oraz aktualny odpis. Notariusz sprawdzi własność oraz obciążenia, takie jak hipoteka, służebności, roszczenia czy ograniczone prawa rzeczowe. Odpis z elektronicznych ksiąg wieczystych można pobrać samodzielnie, a odpis zwykły kosztuje 20 zł, odpis zupełny 50 zł.

Gdy na nieruchomości widnieje hipoteka, sprzedający powinien dostarczyć zaświadczenie banku o aktualnym saldzie zadłużenia oraz promesę zgody na wykreślenie hipoteki po spłacie. Ułatwia to rozliczenia przy akcie i przyspiesza wykreślenie wpisu z księgi wieczystej.

Jeśli własność została nabyta w drodze spadku lub darowizny po 1 stycznia 2007 roku, potrzeba zaświadczenia z urzędu skarbowego potwierdzającego rozliczenie podatku od spadków i darowizn albo zastosowanie zwolnienia.

Zaświadczenia urzędowe oraz dokumenty ze wspólnoty lub spółdzielni

Transakcje dotyczące mieszkań i domów wymagają dodatkowych zaświadczeń, które zabezpieczają obie strony i precyzują stan prawny oraz faktyczny nieruchomości:

• Zaświadczenie o braku osób zameldowanych w lokalu. Dokument jest w wielu gminach wydawany bez opłat i ważny 30 dni.
• Zaświadczenie o braku zaległości w podatku od nieruchomości oraz, w razie potrzeby, w opłacie za gospodarowanie odpadami komunalnymi.
• Zaświadczenie ze wspólnoty mieszkaniowej lub spółdzielni o braku zaległości czynszowych. Dodatkowo przy spółdzielczym własnościowym prawie do lokalu często wymagane jest zaświadczenie o tytule prawnym do lokalu oraz informacja, czy założono księgę wieczystą dla lokalu i gruntu.
• Informacje planistyczne: wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego lub decyzja o warunkach zabudowy, a także zaświadczenie o położeniu na obszarze rewitalizacji, jeżeli gmina takie obszary wyznaczyła. Dokumenty te ułatwiają ocenę możliwych sposobów wykorzystania nieruchomości.

Świadectwo charakterystyki energetycznej

Od 28 kwietnia 2023 roku przy sprzedaży lub najmie budynków oraz lokali wymagane jest świadectwo charakterystyki energetycznej. Najczęściej przedstawia je sprzedający. Koszt wynosi zwykle od 150 do 400 zł, w zależności od metrażu i rodzaju nieruchomości. Ustawa przewiduje wąskie wyjątki, między innymi dla budynków zabytkowych, niektórych obiektów gospodarczych bez instalacji ogrzewczych oraz budynków wolnostojących o powierzchni do 50 m2.

Dodatkowe dokumenty w zależności od rodzaju nieruchomości

• Działka: najczęściej potrzebny jest wypis z rejestru gruntów, a w razie potrzeby również wyrys z mapy ewidencyjnej. Opłaty administracyjne zależą od starostwa i zwykle mieszczą się w przedziale 100 do 200 zł, często około 140 zł.
• Dom: mogą być wymagane dokumenty dotyczące procesu budowlanego, na przykład pozwolenie na budowę, zawiadomienie o zakończeniu budowy lub pozwolenie na użytkowanie, jeżeli dom jest nowy lub rozbudowywany.
• Nieruchomości obciążone służebnościami: dokumenty ustanowienia służebności oraz ewentualne mapy z projektem podziału lub przebiegiem służebności.
• Rozdzielność majątkowa: umowa majątkowa małżeńska lub prawomocne orzeczenie sądu potwierdzające ustrój majątkowy, jeśli ma znaczenie dla rozporządzania nieruchomością.

Dokumenty wymagane od kupującego

Kupujący przedstawia dokument tożsamości, PESEL i adres zamieszkania. Jeśli nabycie finansowane jest kredytem, notariusz poprosi o decyzję kredytową, ewentualnie umowę kredytową lub zaświadczenie banku o przyznaniu finansowania. Bank może wymagać określonych zapisów w akcie, dlatego warto przekazać projekt umowy do akceptacji doradcy kredytowego. W przypadku wspólności majątkowej małżeńskiej potrzebna bywa zgoda współmałżonka na nabycie.

Jak przygotować się do spotkania z notariuszem krok po kroku

1. Zbierz dokumenty tożsamości oraz informacje o stanie cywilnym i ustroju majątkowym.
2. Przygotuj tytuł własności oraz numer księgi wieczystej. Sprawdź aktualne wpisy w EKW.
3. Uzyskaj zaświadczenia urzędowe i dokumenty ze wspólnoty lub spółdzielni. Zwróć uwagę na terminy ważności.
4. W razie kredytu skompletuj dokumenty bankowe i przekaż projekt aktu do akceptacji banku.
5. Prześlij skany dokumentów do kancelarii, aby notariusz mógł przygotować projekt aktu i zawczasu zgłosić ewentualne braki.

Aby uniknąć kolejek i zdążyć z uzyskaniem zaświadczeń, umów wizytę z co najmniej dwutygodniowym wyprzedzeniem. Warto wcześniej skontaktować się z wybraną kancelarią, na przykład kancelarią notariusza na Woli, i potwierdzić listę potrzebnych dokumentów dla Twojej konkretnej sprawy.

Przebieg wizyty w kancelarii

Spotkanie trwa zazwyczaj 45 do 90 minut. Na początku notariusz weryfikuje tożsamość uczestników oraz komplet dokumentów. Następnie odczytuje treść aktu, wyjaśnia wątpliwości i odpowiada na pytania. Po akceptacji treści akt jest podpisywany przez strony i notariusza. Kancelaria zwykle składa wniosek o wpis do księgi wieczystej w systemie teleinformatycznym, jeśli akt tego wymaga.

Koszty, podatki i opłaty sądowe

• Taksa notarialna jest uzależniona od wartości nieruchomości i określona w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości. Do taksy dolicza się VAT 23%. Kancelaria przed wizytą poda szczegółową wycenę.
• Podatek PCC przy zakupie z rynku wtórnego wynosi co do zasady 2% ceny. Od 31 sierpnia 2023 r. obowiązuje zwolnienie dla pierwszego mieszkania z rynku wtórnego do 150 m2 w przypadku lokalu mieszkalnego. Jeśli metraż jest większy, podatek nalicza się od nadwyżki powierzchni.
• Opłaty sądowe za wpis własności do księgi wieczystej to zazwyczaj 200 zł, a za wpis hipoteki 200 zł.
• Odpis z księgi wieczystej z systemu EKW kosztuje 20 zł w wariancie zwykłym lub 50 zł w wariancie zupełnym.
• Świadectwo charakterystyki energetycznej kosztuje zwykle 150 do 400 zł.
• Wypis z rejestru gruntów i ewentualny wyrys to przeważnie 100 do 200 zł, w wielu powiatach około 140 zł.
• Zaświadczenie o braku osób zameldowanych jest najczęściej wydawane bezpłatnie i ważne 30 dni.

Wysokość opłat administracyjnych może się różnić między urzędami. Zawsze warto potwierdzić stawki i terminy przed rozpoczęciem kompletowania dokumentów.

Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć

• Nieaktualne zaświadczenia. Sprawdź terminy ważności i zamów dokumenty we właściwym momencie.
• Rozbieżności w danych stron lub nieruchomości. Zadbaj o zgodność imion, nazwisk, numerów PESEL i numeru księgi wieczystej z dokumentami.
• Brak zgody współmałżonka lub dokumentów o ustroju majątkowym. Zweryfikuj z wyprzedzeniem, czy wymagana jest zgoda i w jakiej formie.
• Brak zaświadczeń bankowych przy hipotece. Poproś bank o promesę wykreślenia hipoteki i potwierdzenie salda zadłużenia.
• Nieprzedstawienie dokumentów ze wspólnoty lub spółdzielni. Uzyskaj zaświadczenia o braku zaległości oraz informacje o tytule prawnym do lokalu.

Podsumowanie: co zabrać i kiedy umówić wizytę

Aby wizyta przebiegła sprawnie, przygotuj dokument tożsamości, tytuł własności, numer i odpis z księgi wieczystej, wymagane zaświadczenia urzędowe i dokumenty ze wspólnoty lub spółdzielni, świadectwo charakterystyki energetycznej, a w razie kredytu odpowiednie dokumenty bankowe. Najlepiej umówić termin co najmniej dwa tygodnie wcześniej, przesłać skany dokumentów do wstępnej weryfikacji i poprosić o projekt aktu przed spotkaniem. Dzięki temu cała procedura jest szybsza, przewidywalna i wolna od niepotrzebnych przerw.